Não deixe clientes esperando sua resposta! Veja como organizar sua caixa de entrada!

A cada dia, mais pessoas usam seus e-mails para interagir com empresas, fazer consultas, solicitações, reclamações e tirar dúvidas.

Por outro lado, as empresas redescobriram a importância do e-mail como veículo de estratégias importantes para a interação com o público, conquista e fidelização de clientes, além das vendas, obviamente.

  • Comunicação em geral com clientes e potenciais clientes.
  • Comunicação com fornecedores e parceiros comerciais.
  • Estratégia de publicação de conteúdo e engajamento.
  • Funis de venda.

Você certamente sente, no dia a dia, como é fundamental ter o seu e-mail organizado para ler e responder mensagens com agilidade, mas também com qualidade.

Naquele mar de e-mails que chegam nas nossas caixas de entrada diariamente, se não adotarmos algumas atitudes, gerencia-los e atender bem os clientes fica mais difícil.

Separei algumas dicas para que você não deixe clientes esperando sua resposta! Veja como organizar sua caixa de entrada!

1 – Revise e cancele assinaturas/newsletters

As assinaturas que temos com empresas fornecedoras, parceiros e assuntos de interesse para os negócios são recursos interessantes para nos manter informados sobre tudo que pode ser útil para a gestão e o comercial.

Porém, elas vão se avolumando e muitos têm uma frequência muito maior do que precisamos – um erro de muitas empresas que leva à perda de leitores. O resultado é o excluir constante ou o acúmulo, sobrecarregando e poluindo a caixa de entrada.

Reserve uma hora para revisar todas as assinaturas, quais ainda são úteis, quais você pode reduzir a frequência ou simplesmente cancelar, clicando no link que vem na mensagem ou bloqueando o remetente, caso ele não exista. Algumas assinaturas aceitam o cancelamento, mas continuam vindo, por erros internos da origem. Neste caso, você pode bloquear.

O importante é definir o que ainda é útil e limpar a caixa de entrada das mensagens que não agregam.

2 – Avalie o funcionamento do antispam do seu provedor

O recurso de antispam é um grande aliado para liberar espaço e melhorar o funcionamento da caixa de entrada.

Todos os dias, milhões de mensagens spam são produzidas e disparadas, um recurso condenável do ponto de vista do negócio, além da baixíssima taxa de retorno dos e-mails.

Todo provedor tem uma pasta de spam onde você pode avaliar se existe algum remetente válido para seus negócios e mover a mensagem para a caixa de entrada. Esta é a forma do remetente não ser levado para o spam no futuro.

Se o nível de mensagens de spam que chegam na entrada estiver muito alto, procure o suporte do seu provedor para entender como melhorar o critério e aumentar a limpeza.

3 – Organize seus assuntos em pastas

As pastas são um recurso tão antigo quanto ainda subutilizado em muitas empresas e por um motivo simples: os colaboradores acham trabalhoso segmentar os e-mails enviados e recebidos por assunto.

No entanto, não usar este recurso provoca problemas ainda maiores, as caixas de entrada e saída ficam lotadas de e-mails e, junto com os demais, mais difícil é localizar o assunto, e o subject nem sempre ajuda.

Costumo ter pasta para cada um dos orçamentos que envio a clientes, e nelas vou incluindo o tráfego que eles produzirem. Assim fica mais fácil resolver um problema específico – e responder mais rápido.

4 – Separe o pessoal do profissional

Ainda é comum para muitos donos de negócios manter seus assuntos pessoais na mesma conta de e-mail profissional. Isto tende a piorar a qualidade do uso, são dois mundos a ser administrados em um mesmo lugar.

Os provedores mais importantes já permitem gerenciar mais de uma conta em uma única sessão do provedor, alternando o uso.

Pode ser uma ótima opção para não precisar de mais de uma janela – ou pior, não conseguir usar as duas em um aplicativo de smartphone. Verifique nas configurações do seu provedor como configurar o uso das duas – então é só criar uma segunda conta e fazer o processo de transição das mensagens atuais e comunicar seus contatos.

O ideal é fazer este processo com um e-mail pessoal – assim evita problemas com clientes e fornecedores.

 

Veja como é possível aplicar essas dicas em seu Hotmail.

 

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